Onlangs viel ik binnen bij een vriendin (Tjetske) die ook zelfstandig ondernemer is. Ze geeft cursussen op het gebied van kunstgeschiedenis. Dat loopt prima, maar wat haar betreft zit er ook een heel vervelende kant aan: het voeren van de administratie. Dat doet ze zelf. Ze was net bezig met het maken van de facturen aan cursisten. In Word. Ze tikt ze uit, print ze dan in tweevoud, één voor de cursist en één voor haar eigen administratie, doet ze in een envelop, plakt een postzegel en doet de factuur tenslotte op de post. En boekt de facturen vervolgens in haar eigen administratie. Dat kan beter!

 

Twinfield, marktleider op het gebied van online boekhouden, heeft onlangs de Nationale Boekhoud Enquete laten uitvoeren. Ruim 2.000 ondernemers hebben meegewerkt aan het onderzoek dat erop gericht was om inzicht te krijgen in hoeverre digitalisering bij administratieve werkzaamheden is doorgedrongen. Uit het onderzoek blijkt dat nog lang niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare technologie. Jammer, want er kan veel geld en tijd bespaard worden! Voorbeelden hiervan zijn:

- Post, zoals facturen en aanmaningen, kan rechtstreeks digitaal vanuit een boekhoudprogramma verstuurd worden. Soms ook nog zo, dat de factuur direct bij de klant in de administratie kan worden ingelezen. 80% (!) van de bedrijven doet dit nog steeds per post.

- Bankafschriften kunnen digitaal verwerkt worden. Ruim driekwart van de bedrijven typt de bankafschriften handmatig over. Terwijl betalingen wel online gebeuren, 89% doet betalingen via internetbankieren, en 9% betaalt elektronisch via een boekhoudprogramma.

 

Bovendien is het grote voordeel van de koppeling tussen verkoopfacturen en bankafschriften met je administratie dat de kans op fouten geminimaliseerd wordt. Fouten die weer aanleiding kunnen vormen voor vertraging en misverstanden. 

 

Ikzelf kan er nog steeds van genieten – klinkt dat heel raar? – als ik bankafschriften elektronisch inlees. Dat je ineens alle mutaties in je administratie hebt staat en niet alles handmatig in hoeft te voeren. Yes! En het is echt niet moeilijk om te doen! Vrijwel elke bank in Nederland biedt de mogelijkheid om een “MT940” bestand te downloaden. Lees dat vervolgens in in je eigen boekhoudpakket, en klaar! 

 

Ik praat nog op Tjetske in om haar administratie te moderniseren. Daar heeft ze namelijk best moeite mee. “Ik weet precies wat ik nu moet doen, “ zegt ze dan. Maar ze heeft ook in mijn administratie mee gekeken – online , gewoon bij haar thuis-, en gaf toe dat het toch allemaal efficiënter kon. Ik hoop van harte dat ze overstag gaat en dat ze bij de 40% ondernemers hoort die over een jaar de administratie online voert en daarin alle digitale mogelijkheden benut. Nu ligt het percentage ondernemers dat online boekhoudt nog op 20%. Er wordt dus een verdubbeling in een jaar verwacht! Mooi!

 

Online boekhouden heeft veel voordelen. 

- De administratie is overal en altijd te benaderen; 

- Online boekhouden past daarom ook naadloos in het plaats- en tijdsonafhankelijk werken wat steeds meer de trend wordt;

- De gegevens staan veilig opgeslagen, geen zorgen meer over het maken van backups of verlies van data;

- Je accountant kan desgewenst meekijken in je administratie, en je online bijstaan als je vragen of problemen hebt.

 

Je accountant kan je adviseren over een online boekhoudpakket dat bij jou past. Doe het nu! En bespaar tijd dus geld. Administratie kan leuker!