Ik ben gek op Social Media, ben al jaren fanatiek Linkedin gebruiker, verslaafd aan Twitter en ben gek op nieuwe ontdekkingen zoals Prezi. Wat mij dan altijd drijft is de behoefte om die kennis over te dragen. Ik ben net een ouderwetse schooljuf ;).

En wat is er leuker dan een grote groep mensen om je heen verzamelen die je interesse delen en daar graag samen aan willen werken. Ik ben gek op events waar je gelijkgestemden tegen komt. Er is altijd weer van elkaar te leren. Dit jaar heb ik voor het eerst zelf events georganiseerd. Voor mij is belangrijk om het niet alleen te doen. Zo ben ik goed in het bedenken van een concept, het maken van een line up. Maar wat is het dan fijn om een team om je heen te verzamelen die je helpt met:

• Een website
• Logo ontwerp
• Begroting
• PR
• Sprekers contact
• Locatie bespreking
• enzovoort

Mijn eerste event was Het Netwerkevent 2010, in januari 2010. Via Social Media is het me gelukt om de zaal vol te krijgen. De inzet van Linkedin en Twitter bleken cruciaal. Natuurlijk is er ook een eigen website aangemaakt, hebben we op de URL structuur gelet en elke week voor nieuwe content gezorgd. Dit event wordt in oktober 2010 herhaald!

Het komende event: PreZINteren gaat over de innovaties op het gebied van presenteren. Graag deel ik mijn ervaringen met je!

Programma en line up van sprekers
Begin met de samenstelling van een inhoudelijk aansprekend en verrassend programma. Eerst heb ik samenwerking gezocht met een event manager en een PR bureau vanwege de grootschalige aanpak van het event. Na overleg kwamen we tot een mooie line up van sprekers en een actieve invulling van de middag. Sprekers die je kiest moeten ook bij je passen. Maak vooraf contact met ze en spreek de zaken goed door. Wat verwacht je van ze, wie zitten er in de zaal, etcetera. Ken je zelf geen spreker over een bepaald onderwerp, schakel je netwerk in. Zo ben ik aan twee van de drie sprekers gekomen voor het laatste event.

Wat voor mij essentieel is bij een event is de mate van (inter)actie van de deelnemers. Zelf houd ik niet van congressen waarbij ik de hele dag moet luisteren. Daarom zal ik altijd kiezen voor sprekers met een goed verhaal maar ook zeker de interactie kunnen zoeken. Op de dag zelf moet er ook ruimte zijn voor oefeningen | workshops | actie. Hands on dus.

Locatie
De locatie voor een landelijk event is natuurlijk Seats2Meet in Utrecht of Maarssen. Je betaalt er niet vooraf per zaal, maar achteraf per daadwerkelijke bezoeker. Een stuk minder risico en daarmee laagdrempeliger.

Website, event aankondigen en buzz
We zijn begonnen met het bouwen van een eigen website in Wordpress, die worden goed door Google gevonden. De website hebben we gekoppeld aan een webshop – Paydro.net. Paydro verzorgt de inschrijving, verwerkt betalingen, verstuurt facturen en houdt lijst van deelnemers bij. Paydro bespaart je erg veel tijd.

Verder maak je event sites aan op Facebook, LinkedIn en Mindz - allemaal gratis.

Spread the word en ga ook bloggen. Maak een Twitterpagina, met speciaal voor je event een eigen ‘hashtag’. In dit geval #prezinteren. Daarmee kunnen anderen jouw 'tweets' makkelijk volgen. Hoe vaker jij en anderen bloggen en twitteren over je event, hoe sneller je in Google boven komt drijven. Google houdt namelijk erg van dynamische content. Een online persbericht zet je voor €10 op Pressdoc. Je kunt het bericht aanvullen met nieuwe informatie, zoals bijvoordeeld een filmpje of een Prezi. Vraag eventueel citaten van autoriteiten op je vakgebied om te gebruiken.

Vraag anderen om hulp. Zo heeft Sam van Buuren voor mij dit filmpje gemaakt met Youtube/searchstories. Voor mij een nieuwe mogelijkheid. Dus bedankt netwerk! Meld je event ook aan bij relevante online agenda's, zoals bijvoorbeeld Eventbuzz of Frankwatching.

Oefenen
Wil je ervaring opdoen met het organiseren van een event? Word dan lid van Mindz.com en organiseer een kosteloos event. Meestal wordt de zaal en catering dan gesponsord door Seats 2 Meet.
Voordelen:
• jij doet ervaring op zonder kosten te dragen
• je deelnemers hebben een goede ervaring
• seats 2 meet krijgt de kans te laten zien hoe goed ze zijn

Doe zelf mee!
Hierboven heb ik de tips opgeschreven uit mijn eigen ervaring. Belangrijk, maar het èchte event is natuurlijk waar het om draait. Ben jij toe aan een upgrade van je presentation skills, of ben je gewoon nieuwsgierig naar webinars, authentiek spreken en Prezi? Dan kun je op 21 juni 2010 meedoen! Schrijf je in op de eventsite met vouchercode event. In de webshop verschijnt dan het speciale tarief van Euro 149,00. Even deze column lezen levert je meteen een cadeau op! Ik ben benieuwd of ik je mag begroeten en wat je er -in het echt- van vindt. Ik kijk uit naar je inschrijving en je deelname op 21 juni a.s.