Weet je dat je zelf kunt kiezen waar je nieuwe e-mail binnenkomt? En weet je waarom het niet altijd handig is om alle verse mail in je in-box te ontvangen? Heb je hier nog nooit over nagedacht of heb je geen idee waar dit over gaat,  lees dan verder om alles te weten te komen over het filteren van je e-mail. Er zijn je al vele ondernemers voor geweest die erg gelukkig zijn geworden van deze handige en makkelijk in te stellen optie in je mailprogramma. Zodat je meer zicht krijgt op echt belangrijke berichten!

Bij veel mensen komen de nieuwe email berichten binnen in de inbox, volgens de standaard instelling van het mailprogramma. Is dat ook bij jou zo? Denk dan eens na over de vraag of het handig is al je digitale berichten op dezelfde hoop te gooien. Mailtjes waar je actie op moet ondernemen tegelijk met de up-dates van netwerksites zoals Twitter, Faceboek en LinkedIn, folders met de laatste aanbiedingen, mail van je sportvereniging of die ene langverwachte goedkeuring op je offerte. Vind je het echt overzichtelijk dat dit allemaal op één en dezelfde plek binnenkomt?

Slimmer mail ontvangen
Je kunt je email slimmer ontvangen door gebruik te maken van filteropties. Je stelt de filteropties zo in dat bepaalde mails direct naar een andere map dan je inbox worden verzonden. Het gaat dan om berichten die niet zo relevant zijn dat je er op korte termijn direct iets mee moet. Zo kun je al je netwerk-updates verzamelen in een map ‘netwerken’ en kun je bijvoorbeeld ook een aparte map voor je sportvereniging of vriendenclub maken.

Waarom handig?
Als je inbox alleen relevante mail bevat, voorkom je vervuiling en hou je beter overzicht over taken die je nog moet afhandelen. Je bespaart er ook nog eens tijd mee. Door alle mail van een zelfde onderwerp in één map te verzamelen, kun je de mail vaak sneller afhandelen. En kun je in één keer alle vriendschapsverzoeken afhandleen of  één keer per week alle reclamefolders lezen.

Overigens, nieuwe mail wordt altijd gemarkeerd weergegeven, of het nu in je inbox of in een door jou gekozen map binnenkomt. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je nieuwe mail ‘mist’!

Instellen van filters
Het instellen van filters klinkt ingewikkelder dan het is: je kunt het binnen twee minuten geregeld hebben, dus onderneem meteen actie!

Automatisch sorteren van mail naar een bepaalde map
- Open Outlook.
- Klik op 'Extra' en ga naar 'Regels en Waarschuwingen'.
- Klik op het kopje 'Nieuwe Regel'.
- Er verschijnt weer een nieuw venster met een aantal standaard mogelijkheden. Kies 'Regel maken vanaf sjabloon'.
- Kies je voorkeur (e-mail van een bepaald adres of e-mail met bepaalde woorden in de onderwerp-regel of in de tekst) en klik op 'Volgende'.
- In het nieuwe menu dat nu verschijnt kun je de voorwaarden en acties instellen. Dit doe je door op de blauw onderstreepte tekst te klikken.
- Bepaal de map waar je de e-mail naartoe wilt plaatsen. Klik op 'Bericht van iemand naar een map verplaatsen' en klik op 'Volgende'.
- Schakel de regel in.
- Klik op 'Volgende' als je de regel hebt ingesteld en geef de regel een naam.
- Klik op 'Regels nu uitvoeren'.
- Outlook vraagt aan je of je de regel wilt toepassen op alle items die al in de inbox staan. Dit is aan jezelf om te besluiten.

G-mail of Apple
Werk je met gmail of Apple? Ook dan kun je je mail filteren! Stuur even een bericht naar info@zoontraining.nl en je krijgt een korte handleiding teruggestuurd zodat jij ook kunt gaan filteren.

Succes en geniet van je overzichtelijke inbox met behulp van je filters!

Bertine