Als je slimmer met je inbox om gaat kun je pro actiever werken. Je voorkomt te laat reageren op verzoeken, stress en het vergeten van openstaande acties. Utopie? Welnee! Ook jij kunt heel gemakkelijk weer grip op je mail en overzicht krijgen. Zo hou je meer tijd over om je helemaal op je zaak te richten.

Laten we eens beginnen met een klein onderzoek: hoeveel email heb je op dit moment in je inbox staan? En zijn dit berichten die je nog niet gelezen hebt of staan er ook berichten bij die je al een aantal keer hebt doorgenomen?

De meesten van ons zullen een tiental tot honderden (soms duizenden) emails in de inbox hebben staan. De status van deze berichten is vaak heel verschillend: van 'volledig afgehandeld' tot 'niet weten wat je ermee moet'. Of je wacht nog op een antwoord of je moet zelf nog actie ondernemen om de email af te handelen. En op deze manier wordt je inbox een verzamelbak aan ‘stuff’.

Het idee van je inbox is dat hier alleen ongelezen berichten in staan. Dat houdt in dat je na het openen van je email direct een besluit zou moeten nemen wat je ermee wilt doen. Toch is de praktijk vaak anders. Uit onderzoek blijkt dat we gemiddeld acht keer een email bericht openen voordat we hem uiteindelijk afhandelen. Acht keer… Dat kan natuurlijk anders, want volgens mij heb je meer te doen dan hele dagen door je inbox te struinen.

Gestructureerd afhandelen
Hoe zorg je ervoor dat er alleen ongelezen email in je mailbox staat?

Zorg er allereerst voor dat je alleen je email leest als je ook tijd hebt om zaken af te handelen. Dus niet gauw even checken wat er allemaal aan digitale post is binnen gekomen, maar wel op een aantal vaste momenten van de dag je mail afhandelen.

Daarnaast is het de truc om direct een besluit te nemen wat je met het bericht doet zodra je hem gelezen hebt. Dat wil overigens niet zeggen dat je direct de mail moet behandelen. Je hebt een aantal keuzes;

1. Actie korter dan twee minuten – direct afhandelen
Handel het bericht meteen af als het je ongeveer twee minuten kost om te antwoorden. Het kost meer tijd om de mail ergens te archiveren en later nog eens te behandelen. Als je het berichtje snel kunt afhandelen, doe het dan ook meteen. Besluit daarna direct wat je met deze afgehandelde mail doet: verwijderen of archiveren. Vaak zijn we geneigd veel documentatie ‘voor de zekerheid’ te bewaren. Echter, 80% van ons archief kijken we nooit meer in. Denk dus even goed na wat de meerwaarde is van het bewaren van de afgehandelde post. Email kun je bewaren door onder je Postvak-in mappen aan te maken en hier items per onderwerp op te slaan.

2. Actie langer dan twee minuten - inplannen
Gaat er meer tijd dan twee minuten zitten in het verwerken van een bericht, omdat je bivoorbeeld dingen moet uitzoeken of een offerte op moet stellen, kom dan niet in de verleiding om hier direct mee aan de slag te gaan. Stel je prioriteiten en maak eerst af waarmee je bezig bent (in dit geval het lezen van je mail)! Plan je klus echter wel in zodat je er  op een geschikter moment mee aan de slag kunt. Maak daarvoor bijvooreeld gebruik van je takenlijst in Outlook.

Door je mail te verplaatsen naar je takenlijst kun je er een herinneringsdatum aan hangen. Hiermee kun je zelf bepalen wanneer het systeem jouw eraan herinnert dat je aan de slag wilt met een bepaalde klus. Je hebt zo dus heel gemakkelijk de beschikking over je eigen gratis secretaresse die ervoor zorgt dat je nooit meer een openstaande actie vergeet!

3. Actie bestaat uit leeswerk
Heb je veel leeswerk? Dan is het wellicht aan te bevelen om in je archief een map ‘lezen’ aan te maken. Verplaats hier al je leeswerk naar toe en plan wekelijks een moment in je agenda in waarop je je stukken leest. Door het clusteren van gelijksoortige werkzaamheden bespaar je tijd en voorkom je dat het je op andere momenten te veel afleidt.

4. Actie is niet voor jou bestemt
Stuur een email die niet voor jou bestemd is meteen door naar diegene die hier wel mee aan de slag moet. Stuur de afzender meteen een CC van dit bericht zodat hij/zij weet dat jij deze klus niet op pakt. Verwijder vervolgens de email uit je inbox. Jij hebt immers alle belanghebbenden geïnformeerd en hoeft verder niets meer met dit bericht te doen.

Als het je lukt om vanaf nu bovenstaande vier stappen aan te houden, kun je iedere dag grip houden op je inbox. Het is in het begin misschien wat onwennig en oefenen, maar uit eigen ervaring weet ik hoe ontzettend lekker het is als je inbox geen verrassingen voor je in petto heeft en je alles helemaal onder controle hebt.

Lukt het je niet meteen of vraag je je af hoe je bijvoorbeeld mappen aan moet maken, neem gerust even contact met me op!

Bertine