Je bent als ondernemer verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Maar wat moet je nou exact bewaren?Alles wat te maken heeft met:

 

- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de voorraadadministratie
- de loonadministratie

 

Bij een belastingcontrole wordt aansluiting gezocht tussen de aangiften, de jaaropgaven en de administratie. Je dient dus alle bonnen, facturen (inkoop en verkoop), investeringen, contracten, personeelsregistraties en gegevens te bewaren.

 

Voor de aangifte omzetbelasting dient uit je administratie te blijken hoeveel je aan BTW verschuldigd bent of recht op hebt. Daarvoor moet je het volgende bijhouden:
 

- Facturen die je uitschrijft
- Facturen die je moet betalen
- Uitgaven
- Ontvangsten
- Privé gebruik van goederen en diensten
- Invoer van goederen (in geval van zaken met buitenland)
- Uitvoer van goederen (in geval van zaken met buitenland)

 

Ondernemers die onder de kleine-ondernemersregeling van de Belastingdienst vallen hoeven minder of soms zelfs geen BTW te betalen. Verwacht je geen BTW te hoeven betalen vanwege deze regeling? Vraag de Belastingdienst dan om ontheffing van je administratieve verplichtingen voor de BTW. Je  hoeft dan geen aangifte omzetbelasting in te vullen. Wel moet je facturen die je zelf ontvangt 7 jaar bewaren.
 

Bankboek
In je bankboek worden alle bij- en afschrijvingen geboekt en laat je banksaldo zien. Deze moet precies overeenkomen met je daadwerkelijke afschriften.

 

Kasboek
In het kasboek worden alle contante transacties bijgehouden. Het moet erg nauwkeurig bijgehouden worden (het liefst dagelijks) omdat achteraf altijd lastig te achterhalen is waar het geld ook alweer aan besteed is. Een kasverschil is daardoor snel gemaakt. Het spreekt voor zich dat een kassaldo nooit negatief kan zijn. De belastingdienst is hier erg alert op.

 

Jaarrekening
Een jaarrekening is een financieel overzicht van het afgelopen boekjaar. Het bestaat uit een balans, een resultatenrekening, toelichtingen op beide en soms een accountantsverklaring.
 

In de balans wordt een overzicht weergegeven van je schulden en bezittingen van de onderneming. Je bezittingen (activa) staan aan de linkerkant van de balans en je schulden (passiva) staan aan de rechterkant van de balans.
 

De resultatenrekening (winst- en verliesrekening) is een overzicht van inkomsten en uitgaven, eindigend met een behaalde winst of verlies van dat boekjaar.

 

Boekhouder of accountant?
Om kosten te besparen is het verstandig om zoveel mogelijk zelf te doen. Je krijgt zelf ook een beter inzicht in je eigen bedrijf als je zelf de administratie voert. Maar soms wordt het óf te ingewikkeld óf je hebt er geen tijd voor. Dan wordt het tijd om een derde partij in te schakelen. 
 

Heb je een klein bedrijf met een overzichtelijke administratie, dan kun je volstaan met een administratiekantoor, waarbij de boekhouder jouw administratie voert. Is je bedrijf wat groter of heb je te maken met een complexe financiële administratie, dan kan het raadzaam zijn om een accountant of fiscalist in de arm te nemen.

 

Kijk voor meer informatie en tips over je financiële administratie en boekhouding bij de columns van onze registeraccountant Roald Hamer van WB Accountants.