Als je werknemers in dienst hebt, krijg je te maken met een personeelsadministratie. Zo moet je zoals eerder vermeld in eerste instantie van iedere werknemer een kopie van een geldig legitimatiebewijs in je administratie hebben en een loonbelastingverklaring. Verder zijn er nog de volgende verplichtingen:

 

Aangifte loonheffing en premies werknemersverzekeringen
Periodiek ben je verplicht ingehouden loonheffing aan de Belastingdienst af te dragen. Hiervoor moet aangifte gedaan worden middels een aangiftebiljet. De loonheffing bestaat uit loonbelasting en premies volksverzekeringen.
 

Daarnaast dien je ook de premies werknemersverzekeringen bij de belastingdienst af te dragen. Dit gebeurt via een elektronische aangifte op maandbasis. 

 

Loonspecificatie en jaaropgave
Als werkgever dien je bij de eerste loonbetaling een loonspecificatie aan je werknemers te verstrekken en daarna bij elke wijziging die zich voordoet ten opzichte van de vorige loonbetaling. Na een kalenderjaar dien je een jaaropgave te verstrekken aan je werknemers. Hierop staat in cumulatieven een totaal overzicht van o.a. uitbetaalde loon, loonheffing, arbeidskorting, loon zvw, premie zvw, loondagen, loonuren.

 

Op een loonspecificatie moet minimaal het volgende vermeld staan:
 

- Brutoloon
- Samenstelling van het loon (bijv. basisloon, garantieloon, prestatiebeloning, provisie, overwerk)
- Bedragen die op het loon zijn ingehouden, zoals loonbelasting en premie volksverzekeringen
- Overeengekomen arbeidsduur
- Periode waar het loon betrekking op heeft
- Het wettelijk minimumloon dat van toepassing is op deze persoon
- Naam van jouw bedrijf en de naam van de werknemer

 

Loonstaten
Voor iedere werknemer moet een loonstaat gemaakt worden, hierin leg je de gegevens vast die van belang zijn voor de loonheffingen. Een loonstaat wordt na elke kalenderjaar opgesteld. Loonstaten moet je zelf aanschaffen, die onder meer te koop zijn bij de kantoorboekhandel. Er bestaat een voorgeschreven model, dat je kunt downloaden op de site van de Belastingdienst. Je mag een eigen model gebruiken op voorwaarde dat die op een duidelijke manier minimaal dezelfde gegevens verschaft als de modelloonstaat.
 

Er bestaat een bewaarplicht van 5 jaar en jaarlijks moet er een complete opgave gedaan worden bij het UWV en de Belastingdienst.

 

Arbeidsinspectie
De loonadministratie wordt gecontroleerd door de arbeidsinspectie. Die ziet erop toe dat er binnen de wettelijke regels gehandeld wordt met betrekking tot loon, werktijden, vakantiegeld en arbeidsvoorwaarden. Bij een controle dien je als werkgever zoveel mogelijk te overleggen: werkroosters, personeelsdossier met kopie legitimatie en LB-verklaringen, urenregistraties, arbeidscontracten, enz.

 

Omdat de personeels- en loonadministratie nogal veel omvat is het verstandig om dit uit te besteden aan een (salaris)administratiekantoor. Maak duidelijke afspraken welke taken zij uitvoeren en wat jullie van elkaar verwachten.